20 Lipiec

aerial-blog-blogger-990819

A w maile to Ty umiesz?

Podstawą komunikacji w biznesie jest mail. Wszyscy to wiedzą. Nie fejsbukowy Messenger, nie.telegram.stop, nie dwie puszki na sznurku między oknami i nawet nie kruk posłaniec z Gry o Tron. Mail. Ale jak się tym mailem sprawnie posługiwać, by nie przeszkadzał w pracy? Wystarczy zmienić dwa elementy.

Na początek dość istotna uwaga. Wiem, że każdy ma swój workflow. Doświadczenia pozwalają nam na wytworzenie rozwiązań, które zoptymalizują codzienne działania i pozwolą zaoszczędzić jak najwięcej czasu. Wszystko w celu zwiększenia produktywności – wszak po co ślęczeć nad czymś dłużej, niż to konieczne, skoro można w tym czasie iść na piwo lody z Wytwórni Lodów Polskich?

Mam jednak świadomość tego, że ten system nie sprawdzi się u każdego. Ba, to pewnie nawet nie jest najlepszy system pracy na świecie. Ale wiecie co? U mnie sprawdza się (niemal) perfekcyjnie.

Przejdźmy do rzeczy. Po latach pracy opartej w ogromnej mierze o komunikację mailową udało mi się znaleźć rozwiązanie, którym się teraz z Wami w swojej łaskawości podzielę 😉

Najważniejsze: wyłącz powiadomienia o mailach w telefonie. SERIO. Ja wiem, że musisz, że super ważne sprawy, że bez tego świat się zawali. Ale tylko tak myślisz. Pikający co chwilę telefon domagający się Twojej uwagi to zabójca efektywnej pracy. Zamiast być czyimś niewolnikiem, czytaj maile wtedy, kiedy chcesz lub masz na to czas – stoisz w korku, czekasz w kolejce do lekarza itd. Umówmy się: pilne rzeczy wysyła się sms-em albo się dzwoni. Mail może poczekać aż skończysz to, co aktualnie robisz.

Po drugie: maile czytaj tylko raz. To oczywiście jedna z zasad znanego Wam pewnie systemu Inbox Zero (pierwszy link z Google jeśli nie wiecie, o co chodzi http://bit.ly/CoToInboxZero). Na własne potrzeby minimalnie zmodyfikowałem ten system i niektóre wiadomości otwieram aż dwa razy. Ale przez większość dnia moja skrzynka pocztowa wygląda właśnie tak:

screenshot-mail.google.com-2018-07-20-10-01-33-101

O co dokładnie chodzi? Już wyjaśniam. Przykładowo: przychodzę do biura, otwieram skrzynkę, zaczynam czytać wiadomości i z każdą z nich już coś robię:

  • Usuwam, jeśli to mail o charakterze informacyjnym i przyswoiłem zawarte w nim informacje (zrób dziś zdjęcia w kwiaciarni o 14) albo rzeczy nieistotne (sprawdź, jak sobie powiększyć… stan konta)
  • Przenoszę do odpowiedniego folderu (np. z określonym klientem), jeśli to mail, który kiedyś w przyszłości może być potrzebny
  • Przekazuję dalej, jeśli to zadanie dla któregoś ze współpracowników
  • Wrzucam do folderu (TO DO), jeśli to mail, z którym muszę coś zrobić, ale nie robię tego teraz (bo nie mam czasu, bo zajmie to dłuższą chwilę, bo to zadanie na jutro itd.)
  • Odpisuję albo wykonuję to, do czego mnie dany mail zmusza

I tyle. Wiadomości z folderu (TO DO) czytam też drugi raz, w momencie, gdy wykonuję zawarte w nich zadanie / odpisuję. Na pozostałe poświęcam tak mało czasu, jak to możliwe. Otwarcie -> reakcja -> out ze skrzynki odbiorczej.

Po co to wszystko? Ano po to, by zaoszczędzić czas. Zamiast grzebać się w setkach czy nawet tysiącach maili, otwierać wszystkie po kilka razy czy zaczynać jedną czynność wielokrotnie mamy MEGA porządek. I w skrzynce i w głowie. Nic nie ginie (bo pilnuję, by w folderze (TO DO) było maksymalnie 10 wiadomości), wszystko jest pod ręką lub w odpowiednim folderze i jeden rzut oka wystarczy, by określić, co trzeba zrobić.

Prawda, że proste?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *