20 Lipiec

aerial-blog-blogger-990819

A w maile to Ty umiesz?

Podstawą komunikacji w biznesie jest mail. Wszyscy to wiedzą. Nie fejsbukowy Messenger, nie.telegram.stop, nie dwie puszki na sznurku między oknami i nawet nie kruk posłaniec z Gry o Tron. Mail. Ale jak się tym mailem sprawnie posługiwać, by nie przeszkadzał w pracy? Wystarczy zmienić dwa elementy.

Na początek dość istotna uwaga. Wiem, że każdy ma swój workflow. Doświadczenia pozwalają nam na wytworzenie rozwiązań, które zoptymalizują codzienne działania i pozwolą zaoszczędzić jak najwięcej czasu. Wszystko w celu zwiększenia produktywności – wszak po co ślęczeć nad czymś dłużej, niż to konieczne, skoro można w tym czasie iść na piwo lody z Wytwórni Lodów Polskich?

Mam jednak świadomość tego, że ten system nie sprawdzi się u każdego. Ba, to pewnie nawet nie jest najlepszy system pracy na świecie. Ale wiecie co? U mnie sprawdza się (niemal) perfekcyjnie.

Przejdźmy do rzeczy. Po latach pracy opartej w ogromnej mierze o komunikację mailową udało mi się znaleźć rozwiązanie, którym się teraz z Wami w swojej łaskawości podzielę 😉

Najważniejsze: wyłącz powiadomienia o mailach w telefonie. SERIO. Ja wiem, że musisz, że super ważne sprawy, że bez tego świat się zawali. Ale tylko tak myślisz. Pikający co chwilę telefon domagający się Twojej uwagi to zabójca efektywnej pracy. Zamiast być czyimś niewolnikiem, czytaj maile wtedy, kiedy chcesz lub masz na to czas – stoisz w korku, czekasz w kolejce do lekarza itd. Umówmy się: pilne rzeczy wysyła się sms-em albo się dzwoni. Mail może poczekać aż skończysz to, co aktualnie robisz.

Po drugie: maile czytaj tylko raz. To oczywiście jedna z zasad znanego Wam pewnie systemu Inbox Zero (pierwszy link z Google jeśli nie wiecie, o co chodzi http://bit.ly/CoToInboxZero). Na własne potrzeby minimalnie zmodyfikowałem ten system i niektóre wiadomości otwieram aż dwa razy. Ale przez większość dnia moja skrzynka pocztowa wygląda właśnie tak:

screenshot-mail.google.com-2018-07-20-10-01-33-101

O co dokładnie chodzi? Już wyjaśniam. Przykładowo: przychodzę do biura, otwieram skrzynkę, zaczynam czytać wiadomości i z każdą z nich już coś robię:

  • Usuwam, jeśli to mail o charakterze informacyjnym i przyswoiłem zawarte w nim informacje (zrób dziś zdjęcia w kwiaciarni o 14) albo rzeczy nieistotne (sprawdź, jak sobie powiększyć… stan konta)
  • Przenoszę do odpowiedniego folderu (np. z określonym klientem), jeśli to mail, który kiedyś w przyszłości może być potrzebny
  • Przekazuję dalej, jeśli to zadanie dla któregoś ze współpracowników
  • Wrzucam do folderu (TO DO), jeśli to mail, z którym muszę coś zrobić, ale nie robię tego teraz (bo nie mam czasu, bo zajmie to dłuższą chwilę, bo to zadanie na jutro itd.)
  • Odpisuję albo wykonuję to, do czego mnie dany mail zmusza

I tyle. Wiadomości z folderu (TO DO) czytam też drugi raz, w momencie, gdy wykonuję zawarte w nich zadanie / odpisuję. Na pozostałe poświęcam tak mało czasu, jak to możliwe. Otwarcie -> reakcja -> out ze skrzynki odbiorczej.

Po co to wszystko? Ano po to, by zaoszczędzić czas. Zamiast grzebać się w setkach czy nawet tysiącach maili, otwierać wszystkie po kilka razy czy zaczynać jedną czynność wielokrotnie mamy MEGA porządek. I w skrzynce i w głowie. Nic nie ginie (bo pilnuję, by w folderze (TO DO) było maksymalnie 10 wiadomości), wszystko jest pod ręką lub w odpowiednim folderze i jeden rzut oka wystarczy, by określić, co trzeba zrobić.

Prawda, że proste?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ta strona używa plików cookies (ciasteczek), dzięki którym może działać lepiej... Dowiedz się więcej

Czym są pliki cookies?W celu dostosowania treści i usług dostępnych za pośrednictwem serwisu publicum.pl (administrator serwisu) może używać tzw. cookies, tj. danych informatycznych, zapisywanych przez przeglądarki internetowe zwykle w postaci niewielkich plików tekstowych, przechowywanych w urządzeniach przeznaczonych do przeglądania stron internetowych.Cookies zwyczajowo dzieli się na dwa rodzaje, zależne od sposobu ich wygaśnięcia:
stałe - pozostają na urządzeniu użytkownika przez czas określony w parametrach tych plików lub do chwili ich ręcznego usunięcia przez użytkownika,
sesyjne - pozostają na urządzeniu użytkownika, aż do momentu wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej.

Do czego wykorzystywane są pliki cookies? Cookies wykorzystywane są przez biblioteki i wtyczki oprogramowania Platformy, umożliwiające zarządzanie podstronami w panelu administracyjnym oraz pozwalają zarządzać publikowanymi treściami. Dotyczy to w szczególności:

  • sposobu prezentacji treści (wczytywanie preferowanego stylu CSS)
  • prezentowania własnych sond/ankiet
  • wykorzystywania wtyczek zewnętrznych usług, np. serwisów społecznościowych (Facebook, Google+) lub o charakterze statystycznym (Google Analytics).Administratorami zewnętrznych cookies są administratorzy generujących je serwisów zewnętrznych. Używanie cookies ograniczone jest przez serwis kosacki-budownictwo.pl do niezbędnego minimum, z uwzględnieniem świadczenia usług na wysokim poziomie. Czy pliki cookies używane są do przechowywania danych osobowych? Pliki cookies używane w ramach serwisu nie są używane do przechowywania danych osobowych. Czy jest możliwe usunięcie zapisanych plików cookies lub wyłączenie możliwości ich zapisywania? Oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarki internetowe) domyślnie umożliwiają umieszczanie plików cookies na urządzeniu.

    Użytkownicy serwisu oraz ich Klienci mogą w każdej chwili wyłączyć w swojej przeglądarce opcję przyjmowania cookies, przy czym wyłączenie obsługi cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych oraz w panelu administracyjnym (przykładem niekorzystnego wpłynięcia na funkcjonalność oprogramowania może być nieprawidłowe wyświetlanie sondy internetowej lub niepoprawne generowanie statystyk przez usługę Google Analytics). Możliwe jest również usuwanie cookies z urządzenia. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików "cookies", jak również ich usuwania, dostępne są w ustawieniach wszystkich popularnych przeglądarek internetowych.